Tạo ra chương trình Onboarding thành công trên hệ thống LMS

0
144

Các chương trình Onboarding tốt nhất không chỉ được xây dựng nội dung, chủ đề bởi các chuyên gia. Chúng phải được xây dựng bởi những người biết cách kết hợp giữa nội dung và công nghệ hiện đại, chẳng hạn như hệ thống LMS, từ đó tạo ra một quy trình hiệu quả và khả thi. Để làm được điều này, bạn nên đầu tư thời gian vào việc khám phá các quy trình làm việc của LMS tích hợp để hoạt động Onboarding trở nên đơn giản, hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn cách tạo ra chương trình Onboarding thành công trên LMS. 

Onboarding training là gì?

Onboarding là quá trình nhập môn cho nhân viên mới  

Onboarding là quá trình nhập môn cho nhân viên mới

Onboarding là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp người mới vào cảm thấy tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn vào môi trường mới, đồng thời cung cấp cho họ những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho công việc tương lai.

Quy trình làm việc trên hệ thống LMS cho chương trình Onboarding

Thêm nhân viên mới tự động vào hệ thống LMS

Thêm nhân viên mới tự động vào hệ thống LMS  

Thêm nhân viên mới tự động vào hệ thống LMS

Bước đầu tiên trong việc tạo chương trình tích hợp LMS là thiết lập cách bạn thêm nhân viên của mình vào LMS để họ có thể tiếp cận khóa đào tạo đó. Bạn có một số tùy chọn ở đây. Tải lên hàng loạt cho phép bạn thêm nhiều nhân viên thông qua CSV vào LMS của mình cùng một lúc. Ngoài ra, bạn có thể thêm từng người học theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu như công ty của bạn có số lượng nhân viên lớn và tiếp tục tăng trưởng thì việc tích hợp LMS với hệ thống nguồn nhân lực của doanh nghiệp là sự lựa chọn hàng đầu.

Việc kết nối hai hệ thống này sẽ loại bỏ người trung gian – nhóm của bạn – và loại bỏ tác vụ thủ công định kỳ. Khi một nhân viên mới được thêm vào hệ thống nhân sự của bạn, dữ liệu của họ cũng được gửi đến LMS và một tài khoản mới sẽ được tạo ngay lập tức. Bạn không cần làm những thao tác trên theo cách thủ công, điều này giảm thiểu thêm khả năng mắc lỗi hơn. Lúc này doanh nghiệp có thể yên tâm rằng nhân viên của mình được tiếp cận với nội dung đào tạo cần thiết một cách kịp thời.

Tự động đăng ký

Giờ đây, bạn đã tự động hóa cách thêm người dùng vào hệ thống đào tạo trực tuyến của mình, tiếp đến là tự động hoá việc đăng ký khoá đào tạo. Doanh nghiệp nên tạo đăng ký tự động cho chương trình Onboarding của mình. Đây là một quá trình đơn giản; bạn sẽ đặt ra những tiêu chí để chỉ định nhân viên cho các khóa học trong LMS. Ví dụ như, khi nhân viên mới của bạn được thêm vào LMS, bạn có thể tạo các quy tắc mà bất kỳ người dùng mới nào cũng tự động được thêm vào khóa học giới thiệu “Chào mừng bạn đến với Công ty” và ngoài thiết lập ban đầu, bạn không cần thêm thông tin đầu vào nào.

Bám sát các mốc thời gian với deadline

Có một mốc thời gian rõ ràng về quy trình giới thiệu của bạn là một bước cần thiết. Bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang học những gì họ cần biết trong một khung thời gian cụ thể. Với mỗi khóa học, bạn có thể chọn khoảng thời gian mà các khóa học của họ cần hoàn thành. Có thể là một tuần, một tháng hoặc bất cứ điều gì bạn muốn, ngày hết hạn cho phép bạn biết những nhân viên mới của mình có liên tục đáp ứng các mục tiêu giới thiệu và theo kịp lịch trình đào tạo của họ hay không.

Học theo nhóm

Phân tách học viên thành các phân khúc để mỗi người có nội dung đào tạo phù hợp  

Phân tách học viên thành các phân khúc để mỗi người có nội dung đào tạo phù hợp

Những nhân viên khác nhau sẽ có yêu cầu đào tạo khác nhau và cần truy cập vào các khóa học cụ thể. Bạn có thể chắc chắn rằng điều này xảy ra với các nhóm. Nhóm là một tính năng phân tách học viên thành các phân khúc để mỗi người sẽ có nội dung đào tạo phù hợp cho riêng họ. Bạn có thể tạo nhóm dựa trên bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn (ví dụ: nhóm hỗ trợ khách hàng, bán hàng, tiếp thị) và sau khi nhân viên mới đăng nhập vào hệ thống LMS, họ có quyền truy cập vào tất cả các khóa học giống như các thành viên trong nhóm của họ.

Phân công quản trị viên, người quản lý và người hướng dẫn

Có một số bên liên quan khi xây dựng chương trình Onboarding: người quản lý, bộ phận nhân sự, nhân viên, – cần được tham gia ở các giai đoạn khác nhau. Đây là lúc vai trò của người dùng LMS xuất hiện. Dựa trên loại thông tin đầu vào cần thiết, bạn có thể chỉ định các thành viên trong nhóm làm quản trị viên, người quản lý và người hướng dẫn. Với mỗi cấp độ truy cập khác nhau, nhiều người có thể theo dõi sự phát triển của nhân viên, đưa ra phản hồi và thậm chí chỉ định các khóa học cho người học bất cứ khi nào cần.

Đo lường mức độ thành công của các chương trình giới thiệu

Báo cáo, theo dõi và cải thiện – ba bước quan trọng này rất cần thiết để đánh giá công tác Onboarding có thành công hay không. Và với LMS, bạn có thể dễ dàng xem các báo cáo để biết chương trình của mình đang hoạt động như thế nào. Bạn có thể truy cập thông tin chi tiết về hiệu suất của nhân viên mới và đảm bảo họ luôn bắt kịp tốc độ, thu được kiến thức họ cần. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu suất tổng thể của nhân viên mới để xem có chỗ nào cần cải thiện.

Tóm lại

Như vậy, bài viết trên đã chỉ ra cho doanh nghiệp cách tạo ra chương trình Onboarding thành công trên hệ thống LMS. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn trong công tác đào tạo nhân viên mới của mình nhé!

>>> Tham khảo: 5 lợi ích vượt trội khi tổ chức ứng dụng LMS vào đào tạo nhân sự

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp